招標采購文件作為采購交易的要約邀請文件，是采購過程中采購方對供應商響應文件進行評審的重要依據(jù)，采購交易達成后即成為雙方當事人權(quán)利義務(wù)履行的憑證。

如何編制一份科學、合理的采購文件，關(guān)系到采購活動能否實現(xiàn)公開、公平、公正和誠實信用的采購原則，也關(guān)系到能否實現(xiàn)“陽光采購”、“降本增效”的最終采購目的。

編制招標采購文件是采購活動中的重要環(huán)節(jié)，具體到如何編制政府采購文件，筆者認為可以分為三個階段：準備階段、編制階段、復核階段。

一、準備階段

在正式編制采購文件之前要進行充分準備，大體分為三步：

1、確認

對采購項目關(guān)鍵要素進一步確認，以保證采購實施的有效性。如，確定采購預算、采購內(nèi)容、采購方式和采購前的報批文件是否一致。

2、計劃

代理機構(gòu)對采購各階段依法規(guī)劃，對采購流程所需時間進行充分考量，再編制采購計劃，因為科學合理的采購計劃是后續(xù)采購活動順利進行的重要保證。

3、定需求

編制一份合格的采購文件必須建立在科學細化的采購需求基礎(chǔ)之上。

技術(shù)參數(shù)和要求都是不同的

　　在實際工作中發(fā)現(xiàn)，采購人編制的需求經(jīng)常存在以下三個問題：需求籠統(tǒng)，不明確；需求苛刻，不現(xiàn)實；需求具有指向性，不公正。如，某項目采購標的是一批貨物，但采購需求文件提供的只有貨物數(shù)量而沒有具體的規(guī)格參數(shù)。又如，某項目需求中的服務(wù)條款過于苛刻，遠遠超過實際需要。再如，某項目采購人提供的貨物技術(shù)參數(shù)只有國內(nèi)一兩家知名品牌能夠滿足，具有明顯的指向性。

　　因此，在審核采購需求時，筆者認為需要注意以下幾個要點：看需求是否具有科學性，避免過于寬泛，導致滿足需求的供應商數(shù)量過多，無法篩選出真正符合采購人需求的供應商；看需求是否具有競爭性，避免技術(shù)參數(shù)過于苛刻，導致競爭不充分而產(chǎn)生采購失敗的情形；看需求是否具有排他性，避免通過指定品牌型號、指定特定專利等方式來指向特定供應商的情況，不然，容易引起質(zhì)疑。

PS:如何編制科學合理的采購需求

     采購需求是指采購人為實現(xiàn)項目目標，擬采購的標的及其需要滿足的技術(shù)、商務(wù)要求?？茖W、合理、明確的采購需求可實現(xiàn)公開、公平、公正的引導投標人參與競標，最終實現(xiàn)項目降本增效的采購目的。

      我們可以通過多種方式，利用各種資源，對招采項目進行采購需求調(diào)查確定，形以滿足招標采購要求。

1、行業(yè)咨詢

咨詢同行業(yè)采購人采購經(jīng)驗、采購專家項目經(jīng)驗、使用部門過往項目使用意見；搜集相關(guān)信息網(wǎng)站招采信息，歸納、匯總形成初步采購需求初步得出購項目的功能、需求和目標。

2、供應商問卷調(diào)查

發(fā)布采購意向，對潛在供應商進行問卷調(diào)查（調(diào)查對象一般不少于3個），廣泛聽取潛在供應商意見，取長補短，形成更為完善的采購需求。

3、專家論證

邀請采購項目行業(yè)專家對初步采購需求進行評審/論證，進一步修改確定詳細采購需求。

二、編制階段

　　編制采購文件階段首先需抓住要點，搭好框架。關(guān)鍵要點主要有：

1、潛在供應商的資格條件是否合理

供應商資格條件的科學設(shè)置關(guān)系到項目參與度以及項目的公正公平，因此，要依法依規(guī)科學設(shè)置。

2、是否執(zhí)行相關(guān)采購政策

采購作為財務(wù)支出、降本增效管理的重要措施，承擔著宏觀調(diào)控和配置資源的作用，而具體到每個采購活動，都應當保證采購政策的貫徹落實。

3、采購評分細則是否明晰可量化

采購評分細則是遴選供應商、達成采購目標的重要抓手，故評分細則要明晰、可量化。四看采購程序所要求的時間節(jié)點是否合法。五看合同所選取的文本是否正確，合同條款是否和采購需求一致等。

　　三、復核階段

　 對于如何進行復核，應當查看文件的完整性，看看邏輯是否清晰。如，在描述采購需求時，采購文件通常應完整描述采購背景，提出采購標的的具體技術(shù)參數(shù)，服務(wù)要求以及其他需提醒潛在供應商注意的事項。采購文件內(nèi)容完整、邏輯清晰，才會大大降低供應商制作響應文件的難度，也會降低供應商因一些疏忽而造成應答失敗的概率。

　　另外，還要重點查看文字表述是否簡練準確、有無錯別字。如，非招標方式采購不應有這樣的表述：招標人、招標時間、中標人。同時，內(nèi)容是否前后一致也很重要。如，采購文件需求部分與合同部分對同一內(nèi)容要求不一致，或是評分細則與技術(shù)參數(shù)不對應等情況，這類問題應當避免。

　　通過多年的招投標咨詢服務(wù)工作經(jīng)驗，筆者對采購文件的重要性感受頗深，對于如何編制一份合格的采購文件有些許心得，今天分享給大家。但是，只是把一些淺顯的想法進行以上總結(jié)，更多以期拋磚引玉，獲取更多啟發(fā)，不斷提高編制招標采購文件的水平，從而提升招標采購工作能力。

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