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軍隊采購七個重點環(huán)節(jié)如何規(guī)避風險?

一項采購工作完整的流程包括:項目立項和技術(shù)性能指標確定,采購需求提報和采購計劃報批下達,編制采購文件和發(fā)布采購公告,抽取評審專家和組織評審,公示評審結(jié)果和簽訂采購合同,組織質(zhì)量檢驗和辦理經(jīng)費結(jié)算等環(huán)節(jié)。期間,每個環(huán)節(jié)若出現(xiàn)一點疏漏,都會直接影響采購結(jié)果,就存在風險隱患比較多的七個重點環(huán)節(jié)及規(guī)避措施進行分析。

軍隊采購七個重點環(huán)節(jié)如何規(guī)避風險?

需求計劃環(huán)節(jié)

采購需求是采購活動的的源頭,包括采購什么、為何采購、采購多少、什么時候采購、以什么方式采購以及采購資源來源等,是采購評審、合同簽訂和履約的重要依據(jù)。主要存在以下風險隱患:一是提出差別待遇要求,還存在設(shè)定與采購項目無關(guān)的供應(yīng)商資質(zhì)、技術(shù)、商務(wù)條件,以及限定或特定商標或商號、專利、版權(quán)、設(shè)計、型號、原產(chǎn)地等與標的物無關(guān)的資質(zhì)門檻,提出種種排他性區(qū)域性歧視要求等。二是計劃明細不夠全面,有的采購人為達到某種采購目的,在填報采購計劃時,品種和性能指標,該填的都填了,但還存在不詳細、不齊全現(xiàn)象,比如參數(shù)指標應(yīng)當有10項,但實際上只報了7、8項,以與原產(chǎn)品配套為由,設(shè)定兼容條款,使一些本來具備條件的供應(yīng)商喪失了參與采購活動的資格。三是參數(shù)論證不夠充分,往往是采購人沒有綜合論證,出現(xiàn)技術(shù)參數(shù)過于簡單,或過于寬泛,或者需求缺乏標準,或者過于限制,造成一次次流標或采購不到心儀的物資。四是需求編報不夠及時,典型體現(xiàn)為需求編報沒有計劃性,等到需要使用了,才想起編報需求,而經(jīng)過相關(guān)采購程序后,特別是維保類服務(wù)項目,維保期已過,給工作造成被動。

規(guī)避措施:一是防止差別待遇,根據(jù)軍委后勤保障部《關(guān)于采購需求編報有關(guān)問題的說明》要求,采購需求不得設(shè)定與采購項目無關(guān)的供應(yīng)商資格、技術(shù)、商務(wù)條件,技術(shù)參數(shù)不得指向特定供應(yīng)商或產(chǎn)品。為此,采購人就要按照公開透明、公平競爭、公正和誠實信用的原則,科學編制采購計劃,防止“量身定制”。二是參數(shù)合規(guī)完整明確,根據(jù)軍委后勤保障部要求,技術(shù)參數(shù)應(yīng)當全面完整、詳細精準、規(guī)范標準,能夠滿足組織采購活動的需要,采購人上報計劃時,需求內(nèi)容應(yīng)當準確、規(guī)范,不存在歧義或多種解釋。三是搞好專家預研,在計劃編制的初期和計劃審核的關(guān)鍵期,采購人應(yīng)組織專家預研并向?qū)I(yè)的產(chǎn)品進行市場信息咨詢服務(wù)。采購機構(gòu)收到采購需求預研通知后,應(yīng)當進一步研究核對項目技術(shù)參數(shù)和圖紙資料等,預編采購文件并按規(guī)定程序送審,視情公示項目技術(shù)參數(shù)。四是嚴格責任追究,根據(jù)軍委后保部要求,除應(yīng)急采購任務(wù)外,采購項目從提報需求到簽訂采購合同,通常需90日左右。要按照“誰提報采購需求計劃誰負責”的原則,通過權(quán)責對等,來倒逼采購計劃編報的嚴密性和規(guī)范性。

文件編制環(huán)節(jié)

采購文件是明確采購內(nèi)容、評審方法、資格條件、合同條款和投標文件相應(yīng)格式等要求的綱領(lǐng)性文件,是投標人編制招標文件、評標委員會組織評審和采購雙方簽訂采購合同的依據(jù),直接反映采購項目的具體需求。主要存在以下風險隱患:一是文本格式不夠規(guī)范,不能按軍隊統(tǒng)一格式編制,編制不夠嚴謹,甚至前后要求不一致。二是文件內(nèi)容不夠全面,違反公開透明的原則,重要信息要求不清晰,特別是需求技術(shù)不清,實質(zhì)性條款不明確,隨意設(shè)置資格審查條件、特定和傾向性條款,限制和排斥其他潛在投標人。三是分段管理不夠落實,沒有置于嚴格監(jiān)督管理之下,不能將項目實施分段管理,從采購計劃到合同貨物驗收一人“包辦到底”,一人“說了算”,一人獨自完成整個采購環(huán)節(jié),缺乏監(jiān)督,既是“運動員”,又是 “裁判員”。

規(guī)避措施:一是嚴格采購文本模板,編制采購文件時,必須認真審核、仔細推敲,在目前軍委下發(fā)的文件模板基礎(chǔ)上進行編制,不得刪除條款、調(diào)整順序或更改內(nèi)容,最大限度的減少人為因素。二是采購信息齊全完整,在技術(shù)要求設(shè)置上要全面系統(tǒng)、準確詳細、科學嚴謹,有明確的技術(shù)標準、規(guī)格要求、采購數(shù)量和預算情況,對技術(shù)復雜或者性能特殊、需要供應(yīng)商提供設(shè)計方案和解決方案的,要能準確描述采購項目的性能功能。三是內(nèi)部流程控制嚴格,針對采購操作中的受領(lǐng)采購任務(wù)、供應(yīng)商隨機抽取、采購文件編制、評審專家隨機選取、采購評審與組織等關(guān)鍵點,要嚴格執(zhí)行“五個分離”,即編制采購文件與審核采購文件相分離、編標人員與開標人員相分離、評審專家抽取與使用相分離、評標組織人員與履約監(jiān)管人員相分離、招標采購與質(zhì)疑投訴處理分離,形成權(quán)責明確、運轉(zhuǎn)高效、制約有力的運行機制。

評審標準環(huán)節(jié)

同樣的采購項目,若采用不同的評審方法和評審標準,會產(chǎn)生不同的評審結(jié)果,也是編制采購文件必須的內(nèi)容。在評審標準環(huán)節(jié),主要存在以下風險隱患:一是評審方法不夠合理,確定評審方法時,不能按軍隊統(tǒng)一的模板要求,缺乏依據(jù),存在盲目性和隨意性。二是標準設(shè)置不夠科學,評審內(nèi)容過于寬泛,精細度不高,專家主觀分值設(shè)置太高,不能科學擇優(yōu)選取中標供應(yīng)商。三是資格要求不夠合理,沒有充分結(jié)合采購需求實際,資格條款不夠科學,隨意性較大,影響采購活動的成效。

規(guī)避措施:一是合理確定評審方法,要根據(jù)軍隊采購評審明確的評審方法,充分掌握項目具體要求,基本情況,在科學分析的基礎(chǔ)上,合理確定評審方法。二是科學設(shè)置評審標準,要根據(jù)采購項目特點,合理、合法設(shè)置資格性審查、符合性審查、技術(shù)評審和商務(wù)評審標準;要減少專家評委自由裁量權(quán),增加定量評價,減少定性評價。三是公正公開投標資格,不得以不合理的條件限制或者排斥潛在投標人,不得對潛在投標人實行歧視待遇;也不得通過提高技術(shù)參數(shù)、指定品牌、限制技術(shù)接口、要求具備高業(yè)績高資質(zhì)等技術(shù)手段,為某一投標供應(yīng)商量身定制諸多條款,從而將其他潛在合理投標人排斥在外。

評審專家環(huán)節(jié)

評審專家在采購領(lǐng)域扮演著越來越重要的角色,其職業(yè)道德、法律知識和專業(yè)水平都直接影響著評審工作的質(zhì)量。在評審專家環(huán)節(jié),主要存在以下風險隱患:一是選取不夠規(guī)范,在沒有監(jiān)督的情況下,在有限的專家資源庫里,不按規(guī)定提前設(shè)置條件有意挑選,或選取專家對產(chǎn)品項目并不熟悉,甚至行政干預選取評審專家,致使提前泄露專家人員名單。二是專家不夠?qū)I(yè),在實際評審工作過程中,專家很難全面掌握各類采購對象的專門知識,對軍隊采購法規(guī)更不了解,出現(xiàn)隔行評審、“專而不家”,評起標來帶有片面性。三是評審不夠公平,存在評好評壞一個樣,加之評審規(guī)則及標準框架內(nèi)如何評分具有較強的主觀性、自主性和獨立性,即如何給分,給最高分或最低分或中間值,評審專家有較大自由裁量權(quán),許多專家與供應(yīng)商之間有著千絲萬縷的關(guān)系,搞人際標、人情標,影響采購的質(zhì)量。

規(guī)避措施:一是規(guī)范選取評審專家,要嚴格按照隨用隨選的原則,在紀檢部門全程監(jiān)督下,最多提前一天從軍隊采購評審專家?guī)熘须S機抽取評審專家,軍隊采購評審專家?guī)鞜o法滿足要求時,經(jīng)批準,從當?shù)卣〖壱陨显u審專家?guī)熘须S機抽取。二是加強評審專家?guī)旖ㄔO(shè),要采取公開征集、推薦、自我申請等方式,充實評審專家隊伍,除必須具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德、法紀觀念和保密意識外,還必須熟悉國家和軍隊采購政策法規(guī),精通專業(yè)業(yè)務(wù),熟悉產(chǎn)品情況,并接受采購管理部門監(jiān)督管理。三是嚴格評審專家監(jiān)管,要根據(jù)現(xiàn)有的法律和配套的相關(guān)法規(guī),明確評標專家的權(quán)利、義務(wù)和責任,使評標專家違反規(guī)定能受到相應(yīng)的處罰,建立專家評審活動記錄反饋機制,將評審專家抽中響應(yīng)、評審行為、評分偏離等情況全部納入記錄范圍,制定對應(yīng)的獎懲條款,對接國家誠信體系,實行“一處失信,處處受限”。

評審現(xiàn)場環(huán)節(jié)

評審作為采購的一項基礎(chǔ)工作,事關(guān)項目成敗。在現(xiàn)場評審環(huán)節(jié),主要存在以下風險隱患:一是現(xiàn)場秩序管理不夠有序,缺少監(jiān)督人員,不落實保密措施,評審過程不能全程錄音錄像,無關(guān)人員進出自由。二是評審專家管理不夠嚴格,監(jiān)督人員對評審專家管理不夠,不正確地使用其自由裁量權(quán),評審過程打“關(guān)系分”、“人情分”,不按規(guī)定回避,甚至更改評審結(jié)果,評審專家對項目中產(chǎn)品的技術(shù)要求不熟悉,不能正確判斷出產(chǎn)品的優(yōu)劣。三是采購部門行政干預過多,采購部門或需求部門行政干預評審專家獨立工作,遷就采購人的傾向性意見,甚至提前打招呼,影響評審的公正性。

規(guī)避措施:一是嚴格現(xiàn)場紀律約束,采購機構(gòu)應(yīng)當對評審現(xiàn)場全程錄音錄像,采取屏蔽措施,在嚴格保密的情況下進行評審,無關(guān)人員不得進出評審現(xiàn)場,評審專家不得私下與外界聯(lián)系,不得將自己的觀點強加給其他評委。二是監(jiān)督專家評審是否公平,評審專家應(yīng)按照采購文件確定的評審標準,客觀公正地評審每一份投標文件,特別是對于自由裁量權(quán)較大的項目,應(yīng)根據(jù)采購文件規(guī)定的評審程序、評審方法和評審標準進行獨立評審;要建立完善復核機制,解決個別專家對投標文件進行區(qū)別對待,特別是對“中意”的投標人的標書錯誤視而不見,對其他投標人的標書細微錯誤“明察秋毫”,及時糾正評審中出現(xiàn)的問題,特別是對反映的有關(guān)評審專家問題,做出相應(yīng)的處理。三是嚴格評審程序,專家必須在熟悉采購需求,以及各供應(yīng)商響應(yīng)文件的基礎(chǔ)上,對各供應(yīng)商響應(yīng)文件的真實性、合規(guī)性、是否實質(zhì)性響應(yīng)采購文件要求做出評判;要根據(jù)各供應(yīng)商的響應(yīng)文件進行商務(wù)和技術(shù)評估,對各供應(yīng)商響應(yīng)指標優(yōu)劣進行評判排序及量化評分。

合同履行環(huán)節(jié)

采購合同履行與貨物驗收是采購中的一個重要環(huán)節(jié),直接關(guān)系到采購的結(jié)果,是包括采購部門、供應(yīng)商和監(jiān)管部門在內(nèi)的采購當事人面臨的一個至關(guān)重要的現(xiàn)實問題,主要存在以下風險隱患:一是管理制度不健全,采購法規(guī)對合同履行環(huán)節(jié)的管理不到位,致使采購機構(gòu)將“招標”進行完就了事,對合同履行過程中的物資配送、貨物驗收等后繼服務(wù)無法過問。二是需求部門責任不明確,有的單位只負責需求立項和需求提報,在合同簽訂、質(zhì)檢驗收等后續(xù)環(huán)節(jié)當“甩手掌柜”;有的單位對熟悉的供應(yīng)商就及時申請辦理支付結(jié)算手續(xù),不熟悉的能拖就拖,不按交貨進度付款,致使供應(yīng)商怨聲載道。三是監(jiān)督管理不到位,《合同法》雖然對合同履行進行了明確,但在實施過程中卻遇到各種各樣的問題,有的供應(yīng)商對采購服務(wù)保障缺乏了解,售后服務(wù)意識極為淡薄,只認采購部門,而對需求部門提出的合理要求不理不睬。

規(guī)避措施:一是加強合同管理,要按采購文件和評審結(jié)果與供應(yīng)商簽訂合同,合同條款詳盡可行,尤其要重點針對制約條款、索賠事項等內(nèi)容,看其是否清楚可行,切實把方方面面因素考慮周全,防止發(fā)生合同糾紛。二是嚴格合同履行,細化驗收環(huán)節(jié),一項采購從計劃到供應(yīng),要經(jīng)過許多環(huán)節(jié)和層次,這就要求對驗收重點環(huán)節(jié)進行細化和量化,嚴格遵守合同內(nèi)容和驗收結(jié)果,重點是到貨時間、質(zhì)量和承諾等情況,如發(fā)生合同履行不到位、到貨不及時、質(zhì)量有問題等情況,要根據(jù)合同約定追責,提高合同的執(zhí)行效率。三是落實責任管理,實施質(zhì)量終身負責制,把職能部門的任務(wù)界定清楚,并注意分清責任主體和量化評價標準,使每個單位的“軟任務(wù)”都變成“硬指標”;應(yīng)堅持依法履職、依法管財,該誰簽字的誰簽字,該誰承辦的誰承辦;嚴厲懲處違規(guī)行為,對因工作落實不到位而發(fā)生糾紛或其他違規(guī)問題的,必須按有關(guān)法規(guī)制度追究責任,只有把責任壓到具體人肩上,把板子打到具體人身上,才能確保質(zhì)量效果落實。

供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)

有的供應(yīng)商為了中標不擇手段,不排除有個別掛靠性質(zhì)的個體戶進入部隊集中采購供應(yīng)商行列,也有的不講誠信,不履行采購合同,影響部隊貨物供應(yīng),主要存在以下風險隱患:一是信用參差不齊,受經(jīng)濟利益的驅(qū)使,虛假投標、圍標串標以及合同履約意識普遍不強,隨意變更執(zhí)行、違約拒不執(zhí)行合同等問題時有發(fā)生,一些不守誠信的投機行為時常出現(xiàn),不按時履約行為時有發(fā)生。二是誠信管理滯后,誠信檔案信息不統(tǒng)一,標準不一致,相互之間互通性差,無法形成供應(yīng)商誠信管理的資源共享,從而導致某一個部門采購活動中出現(xiàn)的合同執(zhí)行不力、違約,在一個地方受到懲戒,可能換個地方、換個名稱或在另一個部門組織的采購活動中繼續(xù)受到邀請。三是制約難度較大,存在“想管管不了”或者“想管不會管”,特別雖一些單位維權(quán)意識淡薄,不注意保存或不能及時提供原始驗收記錄(檢驗、化驗單、證等),往往憑感覺和好惡反映履約情況,一些供應(yīng)商出現(xiàn)問題后,采購部門大都大事化小,小事化了,沒有嚴格執(zhí)行獎懲制度。

規(guī)避措施:一是建立誠信體系,通過入庫審查、年驗、誠信備案等辦法,對供應(yīng)商實行升、降級的動態(tài)管理,做到靈活實用、能進能出、能升能降,尤其對入庫后的供應(yīng)商,要加強誠信跟蹤管理,構(gòu)建一套科學的考評體系。要加強日常誠信信息的收集,以平時的審查、考評逐步替代采購時的應(yīng)急審查,建立起長效的誠信考評體系,切實使誠信審查有據(jù)可依。二是加大處罰力度,對采購活動的事前、事中、事后全程監(jiān)督、動態(tài)監(jiān)督,對串標圍標行為加重加大處理力度,認真查實違約情況,除加大經(jīng)濟處罰力度之外,更需要嚴格禁止其參與任何地方的采購活動。三是實現(xiàn)資源共享,建立統(tǒng)一的信息平臺和交易平臺,及時發(fā)布基礎(chǔ)信息和誠信公告,通過完善制度、加強教育,盡早實現(xiàn)更大范圍的資源、信息共享,使誠實守信者得到保護、作假失信者受到懲戒,為集中采購發(fā)展提供良好的道德保障,讓失信者無處可藏,讓軍隊采購活動灑滿陽光。

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