本文結(jié)合集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)模式下的訂單現(xiàn)狀，分析了采購(gòu)訂單錯(cuò)配、亂配產(chǎn)生的原因，從采購(gòu)需求管理、采購(gòu)方案制定、物料編碼編制、產(chǎn)品庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)化、采購(gòu)系統(tǒng)信息化建設(shè)、供應(yīng)商協(xié)同等方面研究對(duì)策，旨在減少采購(gòu)訂單的錯(cuò)配、亂配現(xiàn)象，提高采購(gòu)訂單的準(zhǔn)確性，確保訂單執(zhí)行合法合規(guī)。

一、集中采購(gòu)訂單配置現(xiàn)狀

集中采購(gòu)是指采購(gòu)中將集中采購(gòu)目錄內(nèi)的貨物、工程、服務(wù)集中進(jìn)行采購(gòu)。集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)?fù)ǔＳ杉瘓F(tuán)總部發(fā)起采購(gòu)流程并完成與供應(yīng)商的框架協(xié)議簽訂，各內(nèi)部需求單位根據(jù)集團(tuán)總部采購(gòu)結(jié)果對(duì)相關(guān)產(chǎn)品實(shí)施訂單采購(gòu)。

集中采購(gòu)已經(jīng)被越來(lái)越多的集團(tuán)企業(yè)采納，通過集團(tuán)總部集中大批量物資采購(gòu)，一方面減少了各內(nèi)部需求單位重復(fù)采購(gòu)，降低了采購(gòu)人工成本；另一方面大批量物資采購(gòu)吸引了眾多潛在供應(yīng)商參與，各供應(yīng)商之間競(jìng)爭(zhēng)加劇，降低了產(chǎn)品采購(gòu)價(jià)格。

隨著產(chǎn)品采購(gòu)價(jià)格的降低，供應(yīng)商為了獲取更好的利潤(rùn)，在采購(gòu)訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)往往通過引導(dǎo)需求或要求采購(gòu)單位增加無(wú)效、虛擬配置來(lái)提高產(chǎn)品綜合價(jià)格，同時(shí)由于需求單位內(nèi)部管理精細(xì)化程度差異、部分人員對(duì)采購(gòu)結(jié)果理解不清，一些型號(hào)較多、配件較復(fù)雜的產(chǎn)品，極易出現(xiàn)采購(gòu)訂單配置與實(shí)際需求不一致的情形，導(dǎo)致采購(gòu)訂單的錯(cuò)配、亂配問題。

二、原因分析

（一）需求單位對(duì)采購(gòu)結(jié)果理解不清

集團(tuán)總部將采購(gòu)結(jié)果下發(fā)至各內(nèi)部需求單位后，由各內(nèi)部需求單位根據(jù)自身實(shí)際需求下發(fā)采購(gòu)訂單至供應(yīng)商。下發(fā)訂單人員對(duì)采購(gòu)結(jié)果理解不清，對(duì)關(guān)鍵細(xì)則研究不深，易導(dǎo)致下單的配置與實(shí)際需求的配置不一致，造成訂單錯(cuò)配的情形。如某公司機(jī)房專用空調(diào)采購(gòu)，空調(diào)關(guān)鍵配件之一的冷媒管，采購(gòu)計(jì)量單位是“延米”。根據(jù)采購(gòu)結(jié)果，雙系統(tǒng)機(jī)房專用空調(diào)，1延米對(duì)應(yīng)2組氣、液管，共4根銅管。但是在實(shí)際采購(gòu)訂單中，需求單位很容易將冷媒管數(shù)量按照銅管數(shù)量下單，1延米冷媒管往往下單成4延米冷媒管，造成訂單錯(cuò)配3倍數(shù)量的冷媒管。

（二）物料編碼顆粒度大小不合適

產(chǎn)品采購(gòu)結(jié)果確定后，為便于采購(gòu)及后期物資管理，根據(jù)公司管控要求，需要制定產(chǎn)品的物料編碼。物料編碼的編制水平，直接影響后期該產(chǎn)品的訂單管理水平。物料編碼的編制顆粒度并非越細(xì)越好，太過于細(xì)致會(huì)導(dǎo)致物料編碼過多，選擇更為困難；太過于粗放會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)訂單配置不清晰，甚至無(wú)法采購(gòu)。如某公司新型空調(diào)末端系統(tǒng)采購(gòu)，物料編碼的編制僅包含空調(diào)主機(jī)、安裝費(fèi)、系統(tǒng)調(diào)測(cè)費(fèi)以及機(jī)柜型號(hào)等，未對(duì)其他關(guān)鍵的零部件進(jìn)行物料編碼，需求單位在下單時(shí)需要在訂單上詳細(xì)羅列具體的零部件名稱及價(jià)格，并將實(shí)際需要的零部件價(jià)格折算成已有的物料編碼價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)，導(dǎo)致采購(gòu)訂單與實(shí)際需求配置不一致。

（三）供應(yīng)商低價(jià)中標(biāo)后通過虛配或增加配件來(lái)提高產(chǎn)品價(jià)格

集中采購(gòu)吸引了眾多潛在供應(yīng)商參與，各供應(yīng)商之間競(jìng)爭(zhēng)加劇，一些供應(yīng)商選擇降低產(chǎn)品價(jià)格達(dá)到中標(biāo)目的。低價(jià)中標(biāo)后，在采購(gòu)訂單執(zhí)行環(huán)節(jié)通過引導(dǎo)需求單位增加無(wú)效或虛擬配置來(lái)提高產(chǎn)品綜合價(jià)格。如某公司普通柜式空調(diào)采購(gòu)，低溫啟動(dòng)裝置是其中一個(gè)選配件，加裝該配件是為了確保空調(diào)在?10℃以下環(huán)境中仍然能啟動(dòng)。但在實(shí)際采購(gòu)過程中，我國(guó)南方很多省份一年的最低溫度都在?10℃以上，加裝這個(gè)配件起不到任何效果，只會(huì)提高空調(diào)產(chǎn)品綜合價(jià)格，增加采購(gòu)單位的采購(gòu)成本。

三、對(duì)策研究

（一）采購(gòu)需求標(biāo)準(zhǔn)化

集團(tuán)企業(yè)集中采購(gòu)涉及數(shù)量眾多的內(nèi)部單位需求，受當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)文化、使用習(xí)慣、社會(huì)環(huán)境等因素的影響，需求存在很多差異，即便是同類產(chǎn)品，采購(gòu)需求也復(fù)雜多樣，如配置要求、功能要求、使用要求、環(huán)境要求等都會(huì)不同。集團(tuán)總部在統(tǒng)一收集各內(nèi)部單位的采購(gòu)需求后，需要進(jìn)行梳理和歸并，簡(jiǎn)化需求種類，分場(chǎng)景和配置制定統(tǒng)一的產(chǎn)品需求標(biāo)準(zhǔn)，并在后期積極推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的應(yīng)用，嚴(yán)格控制非標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品的采購(gòu)。

（二）優(yōu)化采購(gòu)方案

設(shè)置產(chǎn)品價(jià)格關(guān)聯(lián)系數(shù)，避免差異化報(bào)價(jià)，確保供應(yīng)商的合理利潤(rùn)。

采購(gòu)方案決定產(chǎn)品采購(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)性，最終決定產(chǎn)品價(jià)格。合理的采購(gòu)方案要有前瞻性，既要采購(gòu)到性價(jià)比高的產(chǎn)品，又要確保供應(yīng)商擁有合理的利潤(rùn)，以達(dá)到雙方長(zhǎng)期合作的目的。采購(gòu)方案的采購(gòu)文件報(bào)價(jià)表由單項(xiàng)物資價(jià)格和數(shù)量以及總價(jià)形成。一些供應(yīng)商為了確保中標(biāo)，通常會(huì)采用常用型號(hào)產(chǎn)品價(jià)格報(bào)低，非常規(guī)型號(hào)產(chǎn)品價(jià)格報(bào)高的策略。在中標(biāo)后積極游說(shuō)需求單位選擇中標(biāo)價(jià)格高的產(chǎn)品或者增加一些無(wú)效的配件來(lái)下單，同時(shí)對(duì)中標(biāo)價(jià)格低的產(chǎn)品不供貨或延遲供貨。針對(duì)以上行為，采購(gòu)部門在采購(gòu)方案中應(yīng)確定所有產(chǎn)品型號(hào)的系數(shù)比例關(guān)系，投標(biāo)人只要報(bào)一個(gè)基準(zhǔn)產(chǎn)品單價(jià)即可得到投標(biāo)總價(jià)，避免出現(xiàn)差異化報(bào)價(jià)，減少后期供應(yīng)商低價(jià)中標(biāo)再通過虛配或增加配件來(lái)提高產(chǎn)品綜合價(jià)格的訂單虛配、錯(cuò)配現(xiàn)象。

（三）物料編碼編制

物料編碼的顆粒度應(yīng)大小合適，對(duì)一些配件數(shù)量多的產(chǎn)品，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際需求，盡可能地按照配件明細(xì)數(shù)據(jù)進(jìn)行物料編碼編制，以確保需求部門能準(zhǔn)確購(gòu)買物資，避免因物料編碼編制不規(guī)范導(dǎo)致出現(xiàn)訂單錯(cuò)配、亂配現(xiàn)象。

同時(shí)為加強(qiáng)需求單位人員對(duì)物料編碼編制規(guī)則的理解，集團(tuán)總部可同步下發(fā)該產(chǎn)品物料編碼編制說(shuō)明以及實(shí)際采購(gòu)下單過程中的注意事項(xiàng)等，供各內(nèi)部需求單位參考，并定期通報(bào)各單位采購(gòu)執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。

（四）設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品庫(kù)

大部分集團(tuán)企業(yè)都有內(nèi)部物資采購(gòu)管理系統(tǒng)，采購(gòu)人員將采購(gòu)結(jié)果的物料明細(xì)價(jià)格等關(guān)鍵信息錄入物資采購(gòu)管理系統(tǒng)的產(chǎn)品庫(kù)中，需求部門直接通過選擇產(chǎn)品庫(kù)里的物資進(jìn)行采購(gòu)。產(chǎn)品庫(kù)是根據(jù)集團(tuán)總部集采結(jié)果錄入的，型號(hào)數(shù)量較多，實(shí)際采購(gòu)過程中容易錯(cuò)選、漏選。采購(gòu)部門應(yīng)聯(lián)合需求部門充分調(diào)研，按照使用場(chǎng)景和具體配置，建立標(biāo)準(zhǔn)化配置模型產(chǎn)品庫(kù)。如開關(guān)電源產(chǎn)品采購(gòu)結(jié)果較復(fù)雜，型號(hào)種類多，機(jī)架電流大小從300A到600A不等，里面的配電單元更是涉及多種型號(hào)的電路器、銅排及下電方式等。如果直接將采購(gòu)結(jié)果物料導(dǎo)入產(chǎn)品庫(kù)，由需求部門根據(jù)自己的實(shí)際需求來(lái)選擇相應(yīng)的物資明細(xì)，勢(shì)必會(huì)經(jīng)常造成訂單配件的多選或少選。鑒于以上情形，可根據(jù)采購(gòu)結(jié)果物料建立應(yīng)用場(chǎng)景模型，將場(chǎng)景區(qū)分為四類，分別是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基站用配置、城區(qū)基站用配置、匯聚點(diǎn)機(jī)房用配置和一體化機(jī)柜及拉遠(yuǎn)站用配置。需求部門直接根據(jù)實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景選擇相應(yīng)的模型，避免訂單的錯(cuò)配、亂配現(xiàn)象。

（五）加強(qiáng)智能化系統(tǒng)支撐

一個(gè)完善的智能化系統(tǒng)可以快速處理各種類型的訂單，按照物資的重要性、標(biāo)準(zhǔn)化程度分類開展采購(gòu)訂單工作，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化程度高的物資實(shí)行“一點(diǎn)接入，全程貫通”，需求部門只需選擇相應(yīng)的物資，提交流程后按照系統(tǒng)事先配置好的流程規(guī)則進(jìn)行采購(gòu)，并下單至相應(yīng)供應(yīng)商，而對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化程度較低的物資和重要性物資，可人為進(jìn)行適當(dāng)?shù)母深A(yù)，優(yōu)先分配給戰(zhàn)略供應(yīng)商。

智能化系統(tǒng)在需求提單環(huán)節(jié)還可增加配置校驗(yàn)和提醒功能，對(duì)于部分重要、易引起歧義的配件（例如上文說(shuō)到的空調(diào)冷媒管采購(gòu)單位問題）設(shè)置彈窗提醒功能，自動(dòng)提醒請(qǐng)購(gòu)人相關(guān)注意事項(xiàng)；對(duì)于某個(gè)產(chǎn)品存在功能相斥的配件，當(dāng)需求部門在產(chǎn)品庫(kù)同時(shí)選擇時(shí)，系統(tǒng)不予通過并給出相應(yīng)提醒。

（六）強(qiáng)化供應(yīng)商合規(guī)意識(shí)

采購(gòu)訂單的實(shí)際配置需要與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，有些產(chǎn)品的具體配置甚至需要供應(yīng)商前往現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘測(cè)。如何確保供應(yīng)商不會(huì)在產(chǎn)品配置時(shí)引導(dǎo)需求或要求采購(gòu)單位增加無(wú)效、虛擬配置，一方面需要從采購(gòu)需求、采購(gòu)方案、物料編碼、標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品庫(kù)、信息化建設(shè)五個(gè)方面著手研究對(duì)策，另一方面還需要供應(yīng)商自身加強(qiáng)守法合規(guī)意識(shí)。如筆者單位會(huì)對(duì)產(chǎn)品首次分配或中標(biāo)的供應(yīng)商開展集中約談工作，邀請(qǐng)供應(yīng)商銷售級(jí)別的高層領(lǐng)導(dǎo)前往參會(huì)，重點(diǎn)介紹和宣貫訂單執(zhí)行中可能會(huì)存在的各種違規(guī)違約問題以及產(chǎn)生的一系列責(zé)任和后果，并與各供應(yīng)商簽訂履約承諾書，確保供應(yīng)商在訂單執(zhí)行過程中合法合規(guī)。

四、結(jié)語(yǔ)

集中采購(gòu)模式下的訂單管理遇到的錯(cuò)配、亂配等問題，不僅要在訂單下單執(zhí)行環(huán)節(jié)進(jìn)行處理，更需要從供應(yīng)鏈全流程研判解決。精準(zhǔn)的采購(gòu)需求管理、合理的采購(gòu)方案、詳細(xì)的物料編碼編制規(guī)則、模型場(chǎng)景化的標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品庫(kù)、高標(biāo)準(zhǔn)的智能化采購(gòu)系統(tǒng)、供應(yīng)商的自覺守規(guī)意識(shí)等，可以促使集中采購(gòu)模式下的采購(gòu)訂單標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有效減少采購(gòu)訂單錯(cuò)配、亂配現(xiàn)象。

作者：童  寧    韋  巍

作者單位：中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)安徽有限公司

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