招標采購檔案管理功能及管理手段

# 招標信息 2021-07-25 11:37 來源：

(一)檔案管理功能及要素

一個完整的檔案管理過程包括檔案的收集、整理、保存、利用、盤點等環(huán)節(jié)。具體到招標代理采購檔案管理,離不開以下幾個關鍵要素:

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1.制度

招標代理機構需要建立科學的管理制度,對采購過程資料的內容、歸檔時間、分類、立卷、移交、保管、借用、歸還、統(tǒng)計、盤點、銷毀等制訂具體的規(guī)則與流程。因招標代理檔案具有一定的特殊性,企業(yè)管理制度要求不應違背《政府采購法》《檔案法》《電子招標投標辦法》等相關法律法規(guī)以及采購人對招標代理機構的管理要求。

2.人員

招標代理檔案應安排專人管理,要求管理人員具備檔案管理、招標投標相關法律法規(guī)、招標投標流程等方面的專業(yè)基礎,熟悉檔案管理制度,具有高度的責任心和良好的職業(yè)道德。需要對電子檔案進行管理的人員,還應具備一定的信息化管理知識和系統(tǒng)操作能力。招標代理機構還應配套建立相應的獎勵與懲罰機制,對人員進行考核。

3.場所

招標檔案的安全性體現在:一是不發(fā)生火災、霉變、水浸、鼠災等自然事故,二是不出現丟失、泄密等人為事故。招標檔案的保存時間一般較長,以政府采購為例,要求檔案保存時間至少15年。檔案存放室應當具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施,不得在危險和不安全的環(huán)境中保管檔案。電子檔案管理系統(tǒng),根據檔案密級,機房建設應達到相應的安全等級。

(二)管理手段

信息資源管理學家馬爾香和克內斯萊英的信息管理理論中,將信息管理分為四個發(fā)展階段,即信息物理控制階段、信息技術管理階段、信息資源管理階段、知識管理階段。檔案管理手段的歷史沿革,可參照上述理論分為幾個階段:

1.物理控制

手工管理階段。特點是不借助任何數字化手段,采取人工目視、手動登記方式,管理的核心是臺賬記錄,包括入庫臺賬、出庫臺賬、銷毀臺賬等。目前很多招標代理機構仍采用這種管理方式,缺點是管理效率低,在檔案數量較多的情況下,無論是檔案出入庫,還是檔案盤點統(tǒng)計,都會耗費大量的人力成本。

2.技術管理

半自動化管理階段。特點是引入二維碼、RFID等技術,給物理檔案貼上標簽進行標識,同時借助信息化管理軟件及標簽識別設備,實現檔案的半自動化管理。這種方式很大程度上提高入庫、出庫、盤點效率,而且結合安全閘機,可實現檔案非正常離庫的報警功能,提高檔案保管的安全性。

3.資源和知識管理

全電子化管理階段。在國家簡政放權的背景下,從政府采購到一些行業(yè)的大型企業(yè)采購,都已大力推行電子招標投標?！峨娮诱袠送稑宿k法》中規(guī)定:數據電文形式與紙質形式的招標投標活動具有同等法律效力。《檔案法》第三十七條規(guī)定:電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力,可以以電子形式作為憑證使用。綜上,招標檔案的全電子化管理已是大勢所趨。這種方式的特點是檔案電子化,保存在磁盤陣列或云存儲等設備上,設備聯網,管理人員可通過信息化系統(tǒng)實現檔案的全數字化管理。在實現檔案基本管理的基礎上,還可以對檔案信息分類、二次處理分析,形成資源和知識,進而提供數字資產帶來的增值服務。