一、詢價準(zhǔn)備階段

(一)進(jìn)行采購項目分析

集中采購機(jī)構(gòu)在受理采購單位委托的采購項目后，要對采購單位提出的采購項目計劃和采購方案，從資金、技術(shù)、生產(chǎn)、市場等幾個方面進(jìn)行全方位綜合分析，為確定科學(xué)的采購方案和完整的采購項目清單做好準(zhǔn)備。

(二)制定采購方案及采購清單

對經(jīng)分析、論證后的采購方案，集中采購機(jī)構(gòu)要會同采購單位及有關(guān)方面的專家對采購項目進(jìn)行論證和可行性分析，有必要時，要組織有關(guān)方面對采購單位進(jìn)行現(xiàn)場考察，制定最終的采購方案，確定最后的采購項目清單，明確有關(guān)技術(shù)要求和商務(wù)要求。

(三)編寫詢價書

集中采購機(jī)構(gòu)要結(jié)合項目特點，根據(jù)對項目的分析、論證情況和采購項目清單及有關(guān)技術(shù)要求編制詢價書。完整的詢價書主要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1、詢價公告或報價邀請函：包括采購項目簡介和內(nèi)容、報價單位資格要求、報價單位獲取詢價書的辦法及時間、詢價書售價(如果有的話)、報價時間要求、報價地點、報價方式、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。

2、采購項目要求：包括采購單位的基本情況、采購項目的詳細(xì)內(nèi)容和要求、采購項目清單和相關(guān)技術(shù)要求、報價單位的資質(zhì)條件、合同的特殊條款等。

3、報價單位須知：包括詢價書的主要內(nèi)容、項目的實施過程和具體要求、對報價單位的要求、報價書的格式及內(nèi)容、報價方式和時間要求、對報價書評價的方法和原則、確定成交辦法及原則、授予合同的辦法等。

4、合同格式：包括合同的主要條款、工程進(jìn)度、工期要求、合同價款包含的內(nèi)容及付款方式、合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)和方式、違約責(zé)任、糾紛處理方法、生效方法和有效期限及其它商務(wù)要求等。

5、報價文件格式：主要包括報價書(或報價函)、報價表、主要設(shè)備及服務(wù)說明、報價單位的資格證明文件和服務(wù)承諾以及相關(guān)內(nèi)容等。

(四)詢價書的確認(rèn)

詢價書編制完成后，須送采購單位審核確認(rèn)，經(jīng)采購單位法定代表人或授權(quán)委托人簽字并加蓋公章后，方可正式印制。

(五)邀請供應(yīng)商

按照詢價書確定的供應(yīng)商資格條件和邀請方式，邀請相關(guān)供應(yīng)商前來參與報價。邀請供應(yīng)商可采取公開方式和有限邀請方式。

一是公開邀請方式，是指在政府采購管理機(jī)關(guān)(財政部或省、市財政部門)指定的政府采購信息發(fā)布媒體上公開披露采購信息，刊登詢價公告(或報價邀請函)，廣泛邀請有興趣參與的供應(yīng)商前來報價的一種方式。

二是有限邀請方式，是指在政府采購供應(yīng)商信息庫中采取隨機(jī)方式公開選擇三家以上相關(guān)供應(yīng)商，以送發(fā)書面邀請函的辦法邀請其前來報價的一種方式。

(六)進(jìn)行資格預(yù)審

對有興趣參與報價的供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，主要是對其提交的有關(guān)資格證明文件進(jìn)行審查，包括基本資格審查和專業(yè)資格審查等。如采取有限邀請方式，可不需進(jìn)行資格預(yù)審。

(七)發(fā)出詢價書

對經(jīng)過資格審查、符合項目要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價書。

(八)成立詢價小組

詢價小組主要負(fù)責(zé)對各供應(yīng)商提供的報價按照詢價書的規(guī)定進(jìn)行獨立評價。詢價小組一般由采購單位代表、集中采購機(jī)構(gòu)代表、有關(guān)專家等三方面人員組成，成員人數(shù)為三人以上的單數(shù)，其中專家人數(shù)應(yīng)占三分之二以上。

(九)制作評價辦法和文件

評價辦法和文件是供詢價小組成員在評價過程中和集中采購機(jī)構(gòu)在確定成交過程中使用的有關(guān)材料，包括評價標(biāo)準(zhǔn)、評價辦法、確定成交原則等。

二、詢價及評價階段

(一)公開報價

各供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)向集中采購機(jī)構(gòu)提交報價文件，報價文件中應(yīng)一次報出一個不可更改的最終報價，以確保公平競爭。報價文件要求為密封報送，一般不應(yīng)接受傳真或電話報價。報價文件提交后，供應(yīng)商不得對報價文件進(jìn)行修改。

集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人(二人以上)在報價截止時間前接收的報價文件，并妥善保管，對在截止時間之后遞交的報價應(yīng)拒絕接收。

集中采購機(jī)構(gòu)在報價時間截止后，要舉行公開儀式，對各供應(yīng)商提供的報價文件中的報價表進(jìn)行公開報價。

公開報價儀式應(yīng)邀請采購單位代表、供應(yīng)商代表、監(jiān)督方代表(紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)或政府采購監(jiān)督管理機(jī)構(gòu))、有關(guān)方面的技術(shù)專家參加，詢價小組成員和工作人員一般也應(yīng)參加公開報價儀式。

(二)詢價小組審閱報價文件

詢價小組全體成員審閱各供應(yīng)商的報價文件，主要審查各報價文件的完整性、對采購方案的完全響應(yīng)性，報價單位資格及資質(zhì)的符合性等，以判定報價文件的有效性等。

審閱過程中，應(yīng)確保公平地對待每一份報價文件。

(三)詢價小組進(jìn)行綜合評價

詢價小組要對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行綜合評價，評價的依據(jù)主要是詢價書、評價辦法和文件及事先制定的評定成交的標(biāo)準(zhǔn)等，并確保公平地對待每一個報價單位提交的報價。

在審閱報價文件及對報價文件進(jìn)行綜合評價過程中，詢價小組不得同某一個供應(yīng)商就其報價進(jìn)行談判。

(四)詢價小組推薦供應(yīng)商

詢價小組根據(jù)綜合評價情況，推選預(yù)成交供應(yīng)商名單。

在一般情況下，成交供應(yīng)商應(yīng)是符合采購要求、質(zhì)量和服務(wù)相等、且報價最低的供應(yīng)商。

(五)詢價小組出具詢價報告

詢價小組應(yīng)向集中采購機(jī)構(gòu)出具詢價結(jié)果報告。詢價結(jié)果報告主要包括：詢價公告(報價邀請函)發(fā)出的日期、方式，響應(yīng)詢價及獲取詢價書的供應(yīng)商名單，報價及評價日期和地點，詢價小組成員及工作人員名單，報價記錄，評價方法和標(biāo)準(zhǔn)，報價資格性、符合性審閱情況及報價無效的供應(yīng)商名單及原因說明，評價記錄，綜合評價情況，詢價小組的確定預(yù)成交的建議等。

(六)確定成交供應(yīng)商

集中采購機(jī)構(gòu)根據(jù)詢價小組的詢價結(jié)果報告及其推選的預(yù)成交單位名單，依照詢價書、評價辦法和文件、事先制定的確定成交的原則，確定最終成交的供應(yīng)商。

(七)簽發(fā)詢價結(jié)果通知書

集中采購機(jī)構(gòu)向成交供應(yīng)商簽發(fā)詢價結(jié)果通知書(成交通知書)，并將評價結(jié)果通知所有參與報價的供應(yīng)商。

詢價結(jié)果通知書(成交通知書)還要同時抄送采購單位，并抄報政府采購監(jiān)督管理機(jī)關(guān)備案。成交結(jié)果應(yīng)在指定的媒體上公告。

(八)簽訂采購合同

集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)在詢價書規(guī)定的時間內(nèi)組織供需雙方(指成交供應(yīng)商與采購單位，下同)進(jìn)行技術(shù)和商務(wù)交流，協(xié)商簽訂采購合同。

采購合同的協(xié)商及簽訂，應(yīng)在公開、公平、公正和誠實、信用、互利的原則下進(jìn)行，并應(yīng)嚴(yán)格遵守國家的有關(guān)法律、法規(guī)及政府采購制度的相關(guān)規(guī)定。

采購合同的協(xié)商和簽訂應(yīng)嚴(yán)格依照詢價書、供方報價書文件等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行，不得違背詢價結(jié)果和成交價格。

采購合同經(jīng)供需雙方簽訂，集中采購機(jī)構(gòu)作為合同的確認(rèn)方，對雙方正式簽訂的合同進(jìn)行審核確認(rèn)，經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證后，報政府采購監(jiān)督管理機(jī)關(guān)備案。

三、項目實施階段

項目實施階段，即合同履行階段。在這個階段，供需雙方按照已生效的采購合同，在集中采購機(jī)構(gòu)的監(jiān)督下，履行各自的責(zé)任和義務(wù);合同履行過程中，一般不得變更，如需變更，供需雙方應(yīng)按合同有關(guān)條款協(xié)商解決，并按合同簽訂程序報經(jīng)集中采購機(jī)構(gòu)審核確認(rèn);對涉及重大變更事項的協(xié)商，由供需雙方提出申請，集中采購機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行;經(jīng)協(xié)商一致的變更事項，應(yīng)簽定書面補(bǔ)充協(xié)議。

四、項目驗收階段

全部項目完工后，為了檢驗采購成果和供應(yīng)商履約情況，應(yīng)組織對項目完成情況進(jìn)行總體驗收。驗收的依據(jù)為該項目的合同書及國家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)(驗收依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)事先在合同中規(guī)定)。

完工驗收一般應(yīng)由采購單位負(fù)責(zé)組織;對較大的或比較復(fù)雜的一些項目，應(yīng)由集中采購機(jī)構(gòu)組成項目驗收小組，由驗收小組進(jìn)行驗收;對于一些特殊的項目，應(yīng)申請具有檢驗資格的省及省級以上有關(guān)質(zhì)檢部門組織驗收。

集中采購機(jī)構(gòu)驗收的程序應(yīng)為:供方(成交供應(yīng)商)先向需方(采購單位)提交驗收申請報告，供方對需方提交的驗收申請報告進(jìn)行經(jīng)審核，并對完工項目進(jìn)行初檢，確認(rèn)合格時，應(yīng)在驗收申請報告上簽字蓋章，再送集中采購機(jī)構(gòu)審查;集中采購機(jī)構(gòu)審查后，認(rèn)為已具備驗收條件時，應(yīng)組成驗收小組組織驗收，驗收小組一般由供需雙方代表、集中采購機(jī)構(gòu)代表、相關(guān)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)、有關(guān)方面的技術(shù)專家組成(其中專家人數(shù)不少于總?cè)藬?shù)的三分之二)。

項目經(jīng)驗收合格的，采購單位或驗收小組應(yīng)出具項目完工驗收報告，驗收報告上應(yīng)有驗收小組成員的共同簽字，并加蓋供需雙方、集中采購機(jī)構(gòu)、相關(guān)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)公章。驗收報告一經(jīng)形成，即產(chǎn)生效力，對供需雙方均有共同約束力;經(jīng)驗收不合格的，應(yīng)由供方限期改正，經(jīng)改正合格且具備驗收條件后再由驗收小組組織驗收。

五、結(jié)算和文件整理階段

(一)采購結(jié)算

項目驗收結(jié)束后，由集中采購機(jī)構(gòu)依據(jù)驗收報告，按照采購合同規(guī)定的付款條件及付款方式，辦理合同款項支付手續(xù);政府采購資金管理部門根據(jù)集中采購機(jī)構(gòu)的款項支付手續(xù)，向供應(yīng)商支付采購資金，并進(jìn)行政府采購資金結(jié)算賬務(wù)處理。

(二)采購文件的整理

集中采購機(jī)構(gòu)按照《政府采購法》對采購文件管理的有關(guān)規(guī)定，整理詢價采購整個過程的文件、資料，歸集采購檔案，定期匯總、上報政府采購信息。

六、售后服務(wù)階段

本階段是詢價采購活動的最后一個階段，在這一階段，供需雙方應(yīng)繼續(xù)按照合同規(guī)定，履行各自責(zé)任和義務(wù);集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)按照政府采購制度規(guī)定和合同條款，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中雙方的爭議和糾紛，對雙方履行合同的情況特別是供方的售后服務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，直至合同有效期滿。

在詢價采購的整個實施過程中，集中采購機(jī)構(gòu)和采購單位應(yīng)自覺接受紀(jì)檢監(jiān)察、政府采購監(jiān)督管理部門的監(jiān)督，有必要時，還應(yīng)進(jìn)行公證。

詢價準(zhǔn)備階段、詢價及評價階段、項目實施階段、項目驗收階段、結(jié)算和文件整理階段、售后服務(wù)階段這就是詢價采購的六個階段，在這些階段中有著不同的方針對策，都需要我們詳細(xì)掌握了解。

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