按照儲(chǔ)存介質(zhì)不同,采購檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩類。以公開招標(biāo)為例,無論是政府采購還是企業(yè)采購,一般需要招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)留存的檔案有以下兩類:

(一)紙質(zhì)檔案

前期準(zhǔn)備文件(項(xiàng)目批復(fù)文件/代理委托協(xié)議/采購方案等)、發(fā)標(biāo)階段(招標(biāo)公告/招標(biāo)文件/澄清文件/標(biāo)書購買記錄/踏勘答疑記錄等)、開標(biāo)階段(投標(biāo)文件接收記錄/投標(biāo)人簽到表/報(bào)價(jià)表/唱價(jià)記錄/投標(biāo)文件等)、評(píng)標(biāo)定標(biāo)階段(評(píng)委簽到表/評(píng)標(biāo)報(bào)告及附件/中標(biāo)候選人公示/中標(biāo)通知書/異議或投訴處理記錄等)。

(二)電子檔案

采用非電子招標(biāo)方式的采購,電子檔案原則上與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致。

采用電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)進(jìn)行招標(biāo)全流程操作的,平臺(tái)一般具備歸檔模塊,實(shí)現(xiàn)招標(biāo)投標(biāo)過程文件自動(dòng)歸檔,并按照邏輯關(guān)系生成電子檔案;除此之外,根據(jù)《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》(發(fā)展改革委令第20號(hào)),還應(yīng)具備記錄電子招標(biāo)投標(biāo)中涉及的操作時(shí)間和人員,以及評(píng)標(biāo)全過程錄像自投標(biāo)有效期結(jié)束之日起存檔90日以上的功能。

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