招標(biāo)代理企業(yè)信息化建設(shè)探析

# 招標(biāo)信息 2021-12-27 11:25 來源：

　　作為一家合格的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),隨著時(shí)代發(fā)展而發(fā)展,順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)趨勢(shì)是理所應(yīng)當(dāng).這時(shí)候我們應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化和自動(dòng)化管理，積極適應(yīng)現(xiàn)代形勢(shì)，提高工作效率。來一起看看如何做好招標(biāo)代理企業(yè)信息化建設(shè)。

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　　1 招標(biāo)代理企業(yè)信息化建設(shè)的意義

　　1.1 提高招標(biāo)代理效率隨著信息技術(shù)、通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)進(jìn)入了信息化時(shí)代。招標(biāo)代理企業(yè)積極融入其中，建立和完善了信息管理系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)的使用為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，可以有效地提高企業(yè)的工作效率。1.2 提高競(jìng)爭(zhēng)力，控制運(yùn)營(yíng)成本在高科技網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的背景下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)就是信息資源、知識(shí)資源等的競(jìng)爭(zhēng)，誰能最及時(shí)、最準(zhǔn)確地掌握市場(chǎng)信息和行業(yè)的動(dòng)態(tài)變化情況，誰就有可能占據(jù)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的制高點(diǎn)。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)也不例外，只有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)建一個(gè)信息操作平臺(tái)并基于這個(gè)平臺(tái)來獲取知識(shí)，獲得信息，分析發(fā)展趨勢(shì)和把握形勢(shì)，確保第一次獲得最有效的信息，引領(lǐng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，增強(qiáng)自身的實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力，才能立于不敗之地。1.3 提高服務(wù)水平招標(biāo)代理企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)給企業(yè)本身及服務(wù)對(duì)象提供了一個(gè)廣闊的平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上信息服務(wù)發(fā)展，當(dāng)事人可以根據(jù)自己的需要提供高質(zhì)量、高水平、高效率的服務(wù)，高效的數(shù)據(jù)傳輸為每一個(gè)合作企業(yè)提供了極大的方便，提高了招標(biāo)代理業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)效率，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)資源共享，也可以一次又一次的控制資金，從而提高服務(wù)質(zhì)量。

　　2 招標(biāo)代理企業(yè)自身信息化發(fā)展和完善

　　2.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)服務(wù)觀念招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為服務(wù)型企業(yè)，傳統(tǒng)的服務(wù)觀念是服務(wù)于項(xiàng)目委托單位，即招標(biāo)人?，F(xiàn)階段，招標(biāo)代理公司應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)觀念，建立全局服務(wù)意識(shí)，在合法合規(guī)的基礎(chǔ)下，既要服務(wù)招標(biāo)人，也要服務(wù)好行業(yè)監(jiān)管部門、供應(yīng)商、第三方監(jiān)(檢)測(cè)單位等。使得招標(biāo)投標(biāo)過程中，各階段各單位均能從招標(biāo)代理公司得到實(shí)際的效益，這里的效益包括時(shí)間上的效益、人員上的效益、費(fèi)用上的效益等，提升行業(yè)口碑，提高企業(yè)社會(huì)公信力。代理公司承接新項(xiàng)目時(shí)應(yīng)預(yù)先網(wǎng)上或電話或現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)咨詢，了解招標(biāo)人、監(jiān)管部門的不同要求，在實(shí)施過程中做到有的放矢，節(jié)省各方時(shí)間。投標(biāo)人作為招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中重要的角色，代理公司也應(yīng)充分考慮投標(biāo)人的需求，如：招標(biāo)文件應(yīng)編制規(guī)范，內(nèi)容準(zhǔn)確清晰，盡可能明確各項(xiàng)要求，減少投標(biāo)人疑問，如：可以采用電子、傳真等方式，盡量少采用現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取方式。

　　2.2 從業(yè)隊(duì)伍建設(shè)新政中提出了對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目由事前管理，改為事中、事后監(jiān)管，要求看似對(duì)招標(biāo)投標(biāo)工作放寬了監(jiān)管要求，實(shí)則是對(duì)招標(biāo)人、代理公司、投標(biāo)人均提出了更高的要求。即招投標(biāo)流程要更加規(guī)范，避免監(jiān)管單位后期考核和處理事項(xiàng)發(fā)生。這對(duì)招標(biāo)代理企業(yè)從業(yè)人員的專業(yè)性提出了新要求。專業(yè)的招標(biāo)代理從業(yè)人員是代理公司從業(yè)的根本，招標(biāo)代理公司從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，應(yīng)從人員組織構(gòu)架、專業(yè)配置、年齡層次等方面考慮人員隊(duì)伍建設(shè)。首先，對(duì)于新從業(yè)或新進(jìn)人員的選拔、入職培訓(xùn)、工作安排等均應(yīng)做具體的布置;其次，公司應(yīng)定期組織招標(biāo)代理人員業(yè)務(wù)相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容和方向可為新的政策法規(guī)、招標(biāo)人的新要求、先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)等，也可針對(duì)員工計(jì)算機(jī)使用、商務(wù)禮儀、高效工作、企業(yè)凝聚力等進(jìn)行專題培訓(xùn);最后，公司應(yīng)建立行之有效的績(jī)效考核制度，使企業(yè)招標(biāo)代理隊(duì)伍中的人才不流失，保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

　　2.3 推進(jìn)電子化與數(shù)字化招標(biāo)采購(gòu)現(xiàn)階段無論從國(guó)家層面、地方政府層面，還是各大國(guó)有企業(yè)層面均逐步推進(jìn)電子化招標(biāo)采購(gòu)，為了迎合電子化、數(shù)字化的趨勢(shì)，招標(biāo)代理公司應(yīng)改變傳統(tǒng)模式，逐步適應(yīng)電子化招標(biāo)采購(gòu)流程。包括依托電子商務(wù)平臺(tái)開展招標(biāo)采購(gòu)、發(fā)布招標(biāo)公告、投標(biāo)文件上傳、接收投標(biāo)文件、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、輔助配套軟件使用、檔案歸檔系統(tǒng)等。電子化是趨勢(shì)，做好電子化是公司未來發(fā)展的方向。

　　2.4 信息庫的建設(shè)及應(yīng)用企業(yè)應(yīng)重視知識(shí)的管理，即對(duì)政策法規(guī)、完成的代理業(yè)務(wù)、招標(biāo)文件模板等內(nèi)容要善于收集、整理。通過不間斷的累計(jì)形成的信息庫最終將成為企業(yè)的知識(shí)資本，在企業(yè)運(yùn)作中通過使用得以持續(xù)改進(jìn)。信息庫的建設(shè)主要從以下方面開展：

　　(1)政策法規(guī)信息庫：應(yīng)收集各層面關(guān)于招標(biāo)代理、計(jì)價(jià)要求、合同管理、工期定額、稅費(fèi)政策等各方面的政策法規(guī)。密切關(guān)注各部委官網(wǎng)，關(guān)注新動(dòng)態(tài)、新要求。編制索引表格，方便員工查詢使用。

　　(2)已完成采購(gòu)項(xiàng)目庫：應(yīng)建立企業(yè)統(tǒng)一的采購(gòu)項(xiàng)目庫，錄入信息應(yīng)全面，方便后期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析使用。合理開放使用權(quán)限，方便員工查詢、借鑒已有項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，項(xiàng)目庫也可作為公司經(jīng)營(yíng)管理的有效工具，通過多方面、多維度的數(shù)據(jù)分析匯總，得出企業(yè)需要的有效數(shù)據(jù)。

　　(3)建立采購(gòu)文件模板庫：根據(jù)不同的采購(gòu)模式，采購(gòu)分為公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、非招標(biāo)(競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源、詢價(jià)等)方式。企業(yè)應(yīng)按照不同的采購(gòu)形式完善采購(gòu)文件模板庫的建設(shè)。將采購(gòu)文件中基本要求等通用條款按照采購(gòu)方式進(jìn)行固化。將可變部分，如評(píng)標(biāo)辦法、合同格式、投標(biāo)文件組成、計(jì)價(jià)依據(jù)、報(bào)價(jià)形式等內(nèi)容進(jìn)行模塊化，后期使用過程中，根據(jù)項(xiàng)目采購(gòu)內(nèi)容及開展的形式，選擇通用條款并匹配適用的模塊化內(nèi)容組成采購(gòu)文件。同時(shí)，采購(gòu)文件模板庫應(yīng)建立辭條目錄，對(duì)應(yīng)采購(gòu)文件、項(xiàng)目規(guī)模、投標(biāo)人資格要求等。通過項(xiàng)目信息查詢，即可獲得適用的投標(biāo)人資格要求、采購(gòu)文件模板等信息。

　　(4)建立供應(yīng)商信息庫：招標(biāo)代理公司應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，內(nèi)容包括供應(yīng)商資質(zhì)情況、企業(yè)法人、注冊(cè)資金、企業(yè)股份關(guān)系等。同時(shí)，應(yīng)與否決項(xiàng)目信息庫(下述)關(guān)聯(lián)，對(duì)供應(yīng)商的不良履約行為、行政或工商等部門的處罰內(nèi)容等信息進(jìn)行記錄。供應(yīng)商信息庫在招標(biāo)代理各階段均有實(shí)質(zhì)用途。如：前期階段可預(yù)估項(xiàng)目潛在投標(biāo)人情況;報(bào)名階段可查詢企業(yè)資質(zhì)是否滿足招標(biāo)要求;開評(píng)標(biāo)階段，可將供應(yīng)商信息提供給專家，協(xié)助專家完成評(píng)審等。供應(yīng)商信息庫應(yīng)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)更新，定期維護(hù)，保證信息有效性。

　　(5)建立歷史否決信息庫：收集歷年否決項(xiàng)目的信息，掌握否決事由及基本條款;評(píng)標(biāo)過程中出現(xiàn)類似否決事項(xiàng)，參照招標(biāo)文件可將否決事由推送給評(píng)標(biāo)專家進(jìn)行參考。對(duì)一些受到行政主管部門、工商管理部門等處罰的，或受招標(biāo)單位不良履約行為處理的條目信息應(yīng)重點(diǎn)跟蹤，后期項(xiàng)目評(píng)審過程中應(yīng)查詢處理事項(xiàng)是否已過處理期。

　　(6)企業(yè)應(yīng)定期開展自我總結(jié)會(huì)議，可以按時(shí)限、具體項(xiàng)目、具體問題等，歸納總結(jié)出招標(biāo)采購(gòu)過程中出現(xiàn)的問題以及針對(duì)問題討論出有效的防治措施。也可以歸納總結(jié)采購(gòu)過程中學(xué)到的新方法、新思路?？偨Y(jié)目的是去其糟粕，取其精華，是招標(biāo)代理從業(yè)人員學(xué)習(xí)的重要途徑。

　　3 結(jié)語

　　新形勢(shì)下，招標(biāo)代理公司應(yīng)建立全局服務(wù)意識(shí)，通過加強(qiáng)自身建設(shè)，提高專業(yè)能力，提升服務(wù)質(zhì)效，以期獲得多方認(rèn)同，使公司在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)中得以生存和發(fā)展。

　　[參考文獻(xiàn)][1] 張蓉.加強(qiáng)企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力——基于某招標(biāo)代理企業(yè)的調(diào)研[J].中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2013(12).[2] 王將軍.解讀滬府50號(hào)令：上海市建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)管理辦法[J].招標(biāo)與投標(biāo)，2017(6)：16-18.[3] 商宇.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)如何做好項(xiàng)目招標(biāo)的前期工作[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2012(8). [4] 朱鴻學(xué).談新形勢(shì)下招標(biāo)代理企業(yè)發(fā)展的若干問題[J].商情，2012(27)：12-13.[5] 李全東，相振艷.工程造價(jià)存在的問題及控制措施分析[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2016(17)：826.