招標代理企業(yè)信息化建設探析

# 招標信息 2021-12-27 11:25 來源：

　　作為一家合格的招標代理機構,隨著時代發(fā)展而發(fā)展,順應互聯網趨勢是理所應當.這時候我們應該加強信息化建設，實現信息化和自動化管理，積極適應現代形勢，提高工作效率。來一起看看如何做好招標代理企業(yè)信息化建設。

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　　1 招標代理企業(yè)信息化建設的意義

　　1.1 提高招標代理效率隨著信息技術、通信技術以及網絡技術的快速發(fā)展，整個社會進入了信息化時代。招標代理企業(yè)積極融入其中，建立和完善了信息管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的使用為企業(yè)的發(fā)展服務，可以有效地提高企業(yè)的工作效率。1.2 提高競爭力，控制運營成本在高科技網絡時代的背景下，企業(yè)之間的競爭就是信息資源、知識資源等的競爭，誰能最及時、最準確地掌握市場信息和行業(yè)的動態(tài)變化情況，誰就有可能占據行業(yè)競爭的制高點。招標代理業(yè)務也不例外，只有充分利用網絡信息技術，創(chuàng)建一個信息操作平臺并基于這個平臺來獲取知識，獲得信息，分析發(fā)展趨勢和把握形勢，確保第一次獲得最有效的信息，引領時代的發(fā)展趨勢，增強自身的實力和競爭力，才能立于不敗之地。1.3 提高服務水平招標代理企業(yè)信息系統(tǒng)建設給企業(yè)本身及服務對象提供了一個廣闊的平臺，在這個平臺上信息服務發(fā)展，當事人可以根據自己的需要提供高質量、高水平、高效率的服務，高效的數據傳輸為每一個合作企業(yè)提供了極大的方便，提高了招標代理業(yè)務運營效率，實現信息數據資源共享，也可以一次又一次的控制資金，從而提高服務質量。

　　2 招標代理企業(yè)自身信息化發(fā)展和完善

　　2.1 轉變傳統(tǒng)服務觀念招標代理機構為服務型企業(yè)，傳統(tǒng)的服務觀念是服務于項目委托單位，即招標人。現階段，招標代理公司應轉變傳統(tǒng)的服務觀念，建立全局服務意識，在合法合規(guī)的基礎下，既要服務招標人，也要服務好行業(yè)監(jiān)管部門、供應商、第三方監(jiān)(檢)測單位等。使得招標投標過程中，各階段各單位均能從招標代理公司得到實際的效益，這里的效益包括時間上的效益、人員上的效益、費用上的效益等，提升行業(yè)口碑，提高企業(yè)社會公信力。代理公司承接新項目時應預先網上或電話或現場進行業(yè)務咨詢，了解招標人、監(jiān)管部門的不同要求，在實施過程中做到有的放矢，節(jié)省各方時間。投標人作為招標投標活動中重要的角色，代理公司也應充分考慮投標人的需求，如：招標文件應編制規(guī)范，內容準確清晰，盡可能明確各項要求，減少投標人疑問，如：可以采用電子、傳真等方式，盡量少采用現場領取方式。

　　2.2 從業(yè)隊伍建設新政中提出了對招標項目由事前管理，改為事中、事后監(jiān)管，要求看似對招標投標工作放寬了監(jiān)管要求，實則是對招標人、代理公司、投標人均提出了更高的要求。即招投標流程要更加規(guī)范，避免監(jiān)管單位后期考核和處理事項發(fā)生。這對招標代理企業(yè)從業(yè)人員的專業(yè)性提出了新要求。專業(yè)的招標代理從業(yè)人員是代理公司從業(yè)的根本，招標代理公司從長遠發(fā)展來看，應從人員組織構架、專業(yè)配置、年齡層次等方面考慮人員隊伍建設。首先，對于新從業(yè)或新進人員的選拔、入職培訓、工作安排等均應做具體的布置;其次，公司應定期組織招標代理人員業(yè)務相關培訓，培訓內容和方向可為新的政策法規(guī)、招標人的新要求、先進的經驗等，也可針對員工計算機使用、商務禮儀、高效工作、企業(yè)凝聚力等進行專題培訓;最后，公司應建立行之有效的績效考核制度，使企業(yè)招標代理隊伍中的人才不流失，保證企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

　　2.3 推進電子化與數字化招標采購現階段無論從國家層面、地方政府層面，還是各大國有企業(yè)層面均逐步推進電子化招標采購，為了迎合電子化、數字化的趨勢，招標代理公司應改變傳統(tǒng)模式，逐步適應電子化招標采購流程。包括依托電子商務平臺開展招標采購、發(fā)布招標公告、投標文件上傳、接收投標文件、開標評標、輔助配套軟件使用、檔案歸檔系統(tǒng)等。電子化是趨勢，做好電子化是公司未來發(fā)展的方向。

　　2.4 信息庫的建設及應用企業(yè)應重視知識的管理，即對政策法規(guī)、完成的代理業(yè)務、招標文件模板等內容要善于收集、整理。通過不間斷的累計形成的信息庫最終將成為企業(yè)的知識資本，在企業(yè)運作中通過使用得以持續(xù)改進。信息庫的建設主要從以下方面開展：

　　(1)政策法規(guī)信息庫：應收集各層面關于招標代理、計價要求、合同管理、工期定額、稅費政策等各方面的政策法規(guī)。密切關注各部委官網，關注新動態(tài)、新要求。編制索引表格，方便員工查詢使用。

　　(2)已完成采購項目庫：應建立企業(yè)統(tǒng)一的采購項目庫，錄入信息應全面，方便后期進行數據分析使用。合理開放使用權限，方便員工查詢、借鑒已有項目采購經驗。同時，項目庫也可作為公司經營管理的有效工具，通過多方面、多維度的數據分析匯總，得出企業(yè)需要的有效數據。

　　(3)建立采購文件模板庫：根據不同的采購模式，采購分為公開招標、邀請招標、非招標(競爭性談判、單一來源、詢價等)方式。企業(yè)應按照不同的采購形式完善采購文件模板庫的建設。將采購文件中基本要求等通用條款按照采購方式進行固化。將可變部分，如評標辦法、合同格式、投標文件組成、計價依據、報價形式等內容進行模塊化，后期使用過程中，根據項目采購內容及開展的形式，選擇通用條款并匹配適用的模塊化內容組成采購文件。同時，采購文件模板庫應建立辭條目錄，對應采購文件、項目規(guī)模、投標人資格要求等。通過項目信息查詢，即可獲得適用的投標人資格要求、采購文件模板等信息。

　　(4)建立供應商信息庫：招標代理公司應建立供應商信息庫，內容包括供應商資質情況、企業(yè)法人、注冊資金、企業(yè)股份關系等。同時，應與否決項目信息庫(下述)關聯，對供應商的不良履約行為、行政或工商等部門的處罰內容等信息進行記錄。供應商信息庫在招標代理各階段均有實質用途。如：前期階段可預估項目潛在投標人情況;報名階段可查詢企業(yè)資質是否滿足招標要求;開評標階段，可將供應商信息提供給專家，協(xié)助專家完成評審等。供應商信息庫應實時動態(tài)更新，定期維護，保證信息有效性。

　　(5)建立歷史否決信息庫：收集歷年否決項目的信息，掌握否決事由及基本條款;評標過程中出現類似否決事項，參照招標文件可將否決事由推送給評標專家進行參考。對一些受到行政主管部門、工商管理部門等處罰的，或受招標單位不良履約行為處理的條目信息應重點跟蹤，后期項目評審過程中應查詢處理事項是否已過處理期。

　　(6)企業(yè)應定期開展自我總結會議，可以按時限、具體項目、具體問題等，歸納總結出招標采購過程中出現的問題以及針對問題討論出有效的防治措施。也可以歸納總結采購過程中學到的新方法、新思路?？偨Y目的是去其糟粕，取其精華，是招標代理從業(yè)人員學習的重要途徑。

　　3 結語

　　新形勢下，招標代理公司應建立全局服務意識，通過加強自身建設，提高專業(yè)能力，提升服務質效，以期獲得多方認同，使公司在競爭激烈的市場中得以生存和發(fā)展。

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